（1）檔案管理人員應(yīng)認真登記造冊，分類整理，統(tǒng)計歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù)，為本單位的質(zhì)量管理和服務(wù)社會提供可靠保證。

（2）各科室檢測人員應(yīng)認真主動地做好所用規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的搜集和整理工作，檢測原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。

（3）其它質(zhì)量和技術(shù)類管理文件及記錄等，應(yīng)予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。

（4）如果實驗室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時，應(yīng)及時做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準(zhǔn)確完整。

單位各種文件均有唯一性標(biāo)識，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，同時在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動態(tài)管理。

檔案管理分為八大類：組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)外部受控文件、技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案、質(zhì)量控制運行檔案、檢測報告及原始記錄、評審檔案、風(fēng)險控制檔案。

質(zhì)量控制運行檔案包括方法選擇、質(zhì)量控制、質(zhì)量監(jiān)督、內(nèi)部審查、管理評審、不符合工作管理、樣品管理、人員培訓(xùn)、上崗考核、客戶滿意度、合格供應(yīng)商，文件控制記錄。

內(nèi)外部受控文件包括國際或國家發(fā)布的實驗室認可相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，程序文件、質(zhì)量手冊、各類作業(yè)指導(dǎo)書及操作規(guī)程，支撐表單等。

1．檔案借閱要求

（1）上級部門考核復(fù)查或認評需要提供資料時，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方能提供。

（2）各科室人員借閱資料時，經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后，并說明借閱時限，并及時歸還。

（3）其他單位或個人借閱時，應(yīng)提供書面申請，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發(fā)生，視情節(jié)酌情賠償。

2．檔案管理辦法

（1）檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設(shè)備資料、檢定證書、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料及相關(guān)技術(shù)資料應(yīng)及時歸檔。

（2）所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實驗室和復(fù)印，特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

（3）電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

3.檔案歸檔要求

(1)歸檔的資料要求完整、齊全、分類準(zhǔn)確便于保管、查閱；

(2)歸檔時須對歸檔資料的內(nèi)容和份數(shù)進行核查，并填寫《文件和資料管理登記一覽表》按表內(nèi)各項逐一填寫清楚；

(3)歸檔的資料要用碳素墨水或藍黑墨水填寫；

(4)歸檔資料應(yīng)按歸檔資料的種類分類整理、分類立卷；分類存放；

(5)對每類歸檔資料應(yīng)編制總目錄；

(6)歸檔資料應(yīng)存放檔案盒中，盒外有類別標(biāo)志，盒內(nèi)有按件編制的目錄；

(7)檔案必須存放檔案柜中妥善保管，防止遺失；

(8)檔案存放環(huán)境應(yīng)保證防潮、防霉、防蟲蛀：

(9)涉及保密的檔案資料應(yīng)遵守保密制度。

4．檔案保管期限

根據(jù)各類檔案性質(zhì)確定保管期限，檔案管理員保管的資料期限分別為：

(1)凡是有長期利用價值的檔案列為永久保管，如本中心的政策性文件、質(zhì)量管理體系文件、處理重要問題形成的文件資料、重要的計劃和總結(jié)等。

(2)管理評審、內(nèi)部審核的相關(guān)記錄，保存期為三年；

(3)檢測原始記錄和報告復(fù)印件，保存期限為長期；

(4)實驗比對和能力驗證記錄、抱怨處理記錄、合同評審記錄、文件控制記錄、分包記錄等保存期限為三年；

(5)計量儀器設(shè)備檢定證書、儀器設(shè)備運行檢查記錄、儀器設(shè)備使用記錄和維護記錄以及使用說明書（或復(fù)印件）等，保存期限由儀器設(shè)備報廢時間而定；

(6)技術(shù)人員的技術(shù)檔案則應(yīng)長期保存；

(7)服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄，由采購部保存，保存期為三年。

(8)儀器設(shè)備，其說明書及相關(guān)資料保存期限由儀器設(shè)備報廢時間而定。